עסקים שיש להם הרבה מסמכים צריכים מערכת ניהול מסמכים יעילה. הם צריכים להיות מסוגלים לחפש ולנהל את המסמכים שלהם במהירות וביעילות.
מקרי השימוש הנפוצים ביותר עבור מערכות ניהול מסמכים אלו הן כאשר הם משמשים במשרדי עורכי דין, שיטות רפואיות או כל עסק אחר שיש לו הרבה מסמכים שצריך לנהל.
ישנם סוגים רבים ושונים של מערכות ניהול מסמכים הזמינות בשוק כיום. חברות מסוימות בוחרות ללכת עם המערכת מבוססת הענן בעוד שאחרות בוחרות בפתרונות מקומיים.
עבור עסקים שיש להם הרבה מסמכים, דיגיטציה היא האפשרות הטובה ביותר. זה עוזר להפחית את כמות השטח הפיזי הדרוש לאחסון וגם מזרז את תהליך קבלת המסמכים ללקוחות.
חברות כמו גוגל, אמזון ומיקרוסופט משתמשות בבינה מלאכותית כדי לעזור להן לבצע דיגיטציה מהירה יותר של המסמכים שלהן.
כאשר לעסק יש הרבה מסמכים, יכול להיות קשה לשמור על כולם מסודרים ומעודכנים. ישנן דרכים רבות ושונות בהן עסקים יכולים להשתמש כדי לשמור על המסמכים שלהם בסדר. כמה מהשיטות הפופולריות יותר כוללות יצירת מערכות ניהול מסמכים (DMS) ומערכות ניהול מסמכים אלקטרוניות (EDMS).
ה-DMS היא מערכת המאפשרת לעובדים לאחסן ולשתף מידע על מסמכי החברה. זה כולל יצירת תיקיות, הקצאת הרשאות והוספת הערות לגבי המסמכים הספציפיים. ה-EDMS דומה ל-DMS אך עם כמה תכונות נוספות כמו אינטגרציה עם מערכות אחרות כמו תוכנת CRM או ERP.
אחסון מסמכים בארכיב
ארכיב הוא מקום בו אנו יכולים לאחסן מסמכים על מנת לשמור אותם לעיון עתידי.
ארכיונים משמשים לעתים קרובות כאחסון העיקרי למסמכים. עם זאת, הם לא המקום היחיד שבו אנו יכולים לאחסן את המסמכים שלנו. אנחנו יכולים גם להשתמש בשירותי אחסון בענן כמו Dropbox, OneDrive ו-Google Drive כדי לאחסן את הקבצים שלנו.
אין צורך לדאוג לגבי אחסון מסמכים בעת שימוש בארכיון. כל מה שאתה צריך לעשות הוא לוודא שיש לך גיבוי של הארכיונים שלך ואז אתה לא צריך לדאוג לאבד את הקבצים שלך שוב אם משהו יקרה למחשב או לכונן הקשיח שלך.
ארכיונים הם דרך מצוינת לאחסן מסמכים, במיוחד כשהם חשובים. ניתן להשתמש בהם לאחסון מסמכים שרלוונטיים לתקופת זמן ו/או לנושא מסוים.
ארכיונים קיימים כבר זמן רב אך רק לאחרונה הפכו פופולריים יותר. כעת יש ביקוש הולך וגובר עבורם בגלל כמויות הנתונים המוניות שנוצרות מדי יום.
ישנן דרכים רבות בהן ניתן להשתמש בארכיונים והן כוללות: אחסון גרסאות דיגיטליות של קבצים, אחסון גרסאות אלקטרוניות של מסמכי נייר, שימור נתונים מכוננים קשיחים/מחשבים ויצירת גיבויים של נתונים.
